A távmunka teljesítmény értékelésének nehézségei

A távmunka teljesítmény értékelésének nehézségei

2020 közel sem volt átlagos, vagy könnyű év. A globális vírushelyzet szinte minden céget változtatásokra és alkalmazkodásra kényszerített, a legtöbb vállalkozásnak újfajta munkavégzésre kellett berendezkednie.

Korábban elképzelhetetlen mértékben megnőtt az távmunkában dolgozók száma, és ezzel a vállalatok számára az otthoni munkavégzés hatékonyságának fontossága is, mind az alkalmazottak, mind a vezető beosztásúak esetében. Ez természetesen számos új kihívással is jár.

Hogy lehet fenntartani a hatékonyságot és a produktivitást olyan cégek esetében, akiknél nem volt meg ennek a kultúrája és hirtelen kellett mindent átszervezni? Mit lehet tenni a hatékonyabb kommunikáció érdekében? Hogy tudjuk mindezt mérhetővé tenni?

Felmerült még egy fontos kérdés: mit jelent mindez a teljesítmény menedzsment szempontjából?

Trendek az otthoni munkavégzésben - mi az, ami változik?

Az teljesen egyértelmű, hogy a COVID-19 hatására jelentősen megnőtt az otthonról dolgozók létszáma.

Egy átfogó, az európai térségre vonatkozó tanulmány kimutatta, hogy azoknak a cégeknek az aránya 4%-ról 88%-ra nőtt, ahol vannak otthonról dolgozó munkatársak.

Az otthonról dolgozók létszámának növekedése globális visszhangot kelt, valamennyi fejlett ország a távmunkában dolgozók létszámának növekedéséről számolt be, sok esetben állami szervek is működésük átalakítására kényszerültek.

Az elindult folyamatok nagy valószínűséggel tovább fognak folytatódni, és a változások nem átmenetiek lesznek. A Global Workplace Analytics elemzése szerint 2021 decemberére globális viszonylatban a munkaerő 25-30%-a több, mint egy napot fog otthonról dolgozni hetente.

Az otthoni munkavégzés kihívásai

Az otthoni munkavégzés hatékonysága sok vállalkozásnál kétségeket ébresztett.

A múltban viszonylag egyszerű volt a teljesítmény mérése és menedzselése. A különböző részlegekkel, csapatokkal vagy egyénekkel szemben támasztott célok és elvárások napi, vagy heti megbeszélések formájában követhetők és számonkérhetők voltak.

A mostani megváltozott világban a távoli munkavégzés zavaróan hat az információ megszokott áramlására és a teljesítménymutatók mérésére még akkor is, ha a megbeszélések megtarthatóak videó konferencián, vagy egyéb kommunikációs csatornákon is.

Máshogy fogalmazva, a cégvezetők és menedzserek sok esetben nem tudják fenntartani az eddig megszokott mértékű felügyeletet a teljesítmény és hatékonyság mutatószámain, és magában ez is céges szintű teljesítményromláshoz vezethet.

Az alkalmazottak hasonló kihívásokkal szembesülnek. Hogy tudják bizonyítani azt, hogy otthonról is jó munkát végeznek és teljesítik, vagy akár túl is teljesítik az elvárásokat?

Ebben a cikkben fényt derítünk arra, hogy a vezetők és a beosztottak hogyan mérhetik ebben az új helyzetben hatékonyan az otthoni munkavégzés teljesítményét, és végigmegyünk azokon az eszközökön, amik ebben segítségükre lehetnek.

Teljesítményértékelés a megváltozott helyzetben

Az üzleti életben való túléléshez mindenképp szükséges, hogy alkalmazkodni tudjunk a változásokhoz.

A pandémia egy dologra biztosan megtanított minket: a régi megoldások már nem biztos, hogy továbbra is működnek.

Ez az állítás semmire sem igaz jobban, mint a teljesítményértékelésre. Most már nem lehet támaszkodni a korábban jól bevált módszerre, mely szerint az év elején meghatározott célok teljesülését személyes megbeszélések keretein belül monitorozzuk.

Ez a hagyományos megközelítés mára idejét múlttá vált, és kutatások bizonyítják, hogy a HR osztályok 95%-a meg van győződve róla, hogy ez a régi rendszer nem szolgál pontos információkkal és eredményekkel. (Mercer)

Haladó szemlélet a teljesítményértékelésben

Az elmúlt években a teljesítményértékelés egy jóval “felvilágosultabb” modell irányába fejlődött.

Ez részben köszönhető annak, hogy felgyorsultak a munkafolyamatok, népszerűbbé váltak a közösségi megoldások és a teljesítményértékelésben is megjelent egy folytonosabb, naprakészebb szemlélet.

A teljesítményértékelésben korábban általánosan elfogadott gyakorlatok megváltoztak. A legtöbb vállalkozásnál a következő célok kerültek előtérbe.

  • Gyakori visszajelzések, mentorálás és coaching folyamatosan az év során.
  • Nagyobb fókusz az alkalmazottak képzésére, tréningek, oktatás, előléptetések
  • A kommunikáció fejlesztése - párbeszéd kialakítása az alkalmazottak és a vezetők között, visszajelzések fontosságának növekedése
  • Alkalmazottak motiválása akár egyéni igényeknek is megfelelően
  • Közös SMART célok meghatározása
  • Rugalmasabb vezetői hozzáállás
  • Fejlett szoftverek bevonása a célok megvalósulásának monitorozására - mint amilyen például az Anvert

Az otthoni munkavégzés elterjedése további vállalkozások számára is ideális pillanat arra, hogy ezeket bevezessék az üzleti gyakorlataik közé. Pusztán abból is adódik, hogy ez egy jó lehetőség, hogy az otthoni munka ellenőrzése amúgy is egy rugalmasabb megközelítést kíván a vezetők részéről. Ez leegyszerűsítve azt jelenti, hogy a régebbi, hierarchikus teljesítménymenedzsment módszereket le kell váltani a jelenlegi igényeknek jobban megfelelő módszerekre.

Az otthoni munka felügyeletének kihívásai

A teljesítménymenedzsment szempontjából nagyon fontos gyakorlat, hogy pontosan megértsük azokat a tipikus munkafolyamatokat, mintákat és kihívásokat, amikkel az otthonról dolgozó kollégák szembesülnek.

Az otthoni munkavégzés környezete és körülményei nagyon mások, mint az irodai környezet esetében. Otthon nyilvánvalóan több dolog vonhatja el a figyelmünket, nincs meg a közvetlen felügyelet, de megvan például a rugalmasság, ami egy produktívabb vagy hatékonyabb időbeosztáshoz vezethet.

Más szóval, az otthoni munkavégzés során is sikerülhet a hatékony teljesítmény elérése abban az esetben, ha el tudjuk kerülni a buktatókat.

Felelős vezetőként hogyan tudjuk hatékonyan nyomon követni, hogy az alkalmazottak továbbra is produktíva tudnak-e maradni, vagy észrevenni, ha munkaidőben otthon valaki nem céges feladatokkal foglalkozik?

A távmunkában dolgozók teljesítményének mérése

Az alkalmazottak teljesítményének követésére és mérésére a mérőszámok jelentik a megoldást.

Amennyiben nincsenek megfelelő mérőszámok meghatározva, akkor nem lehet javítani a folyamatokon, eléri vagy túlteljesíteni a kitűzött célokat. A jól felépített üzleti folyamatok és a kitűzött célok megfelelő adatokra, tehát mérőszámokra kell, hogy támaszkodjanak.

Aktivitás mutatók

A leggyakrabban használt mérőszám a munkával töltött órák száma. Távmunka esetén ez leginkább egy munkavégzést felügyelő rendszerrel lehetséges, ami egy teljesen automatizált megoldás. Ez a megoldás ugyan megmutatja a munkavégzés időtartamát, de nem képes a valós teljesítmény mérésére.

A jobb felügyelő rendszerek képesek arra, hogy nyomon kövessék az alkalmazottak által végrehajtott kattintásokat, billentyű leütéseket, böngésző tevékenységet stb., de ez még mindig nem elegendő ahhoz, hogy a vezetők információt kapjanak a valós teljesítményről és hatékonyságról

Teljesítménymutatók

A teljesítménymutatók sokkal tisztább képet adnak a vezetőknek a beosztottak hatékonyságáról és produktivitásáról. Az adott vállalkozás iparágának sajátosságaitól és a beosztottal szerepétől függően sokan támaszkodnak az alábbi mutatók egyikére, vagy akár többre is.:

  • az értékesítés volumene, darabszámai
  • elért érdeklődők (lead-ek) száma
  • egy alkalmazottra jutó profit nagysága
  • egy alkalmazottra jutó árbevétel nagysága
  • munkaminőség, vagyis a hibák vagy hibás teljesítések száma
  • kommunikáció minősége, vagyis az ügyfelek, vevők és érdeklődők visszajelzései
  • a feladatok elvégzésének ideje, vagyis, hogy átlagosan mennyi idő szükséges egy adott feladat elvégzéséhez
  • távollétek aránya

A teljesítménymutatók használatakor kiemelten fontos, hogy sosem a beosztottak fenyegetésére használjuk őket, hanem motiválásra és arra, hogy még jobb teljesítményt érjenek el. Határozzunk meg az alkalmazottak számára reálisan elérhető célokat, dolgozzunk rajtuk velük közösen és mindig támogassuk őket ezek megvalósításában.

Az idő múlásával egyre pontosabb összkép alakul majd ki bennünk a távmunkában dolgozókról, és észre fogunk venni olyan folyamatokat, amin lehet fejleszteni. Ezeknek a folyamatoknak a feltárásában segíthetnek a munkavégzést automatikusan figyelő szoftverek által készített kimutatások. Ezekről később részletesen fogunk még írni ebben a cikkben.

Hogyan motiváljuk az otthonról dolgozó munkatársakat

Ebben a témakörben az egyik legnagyobb kihívás a vezetők életében az, hogy milyen eszközökkel tudják fenntartani az otthonról dolgozó kollégák fókuszáltságát és motiváltságát.

Nagyon fontos, hogy csak azoknál a munkatársaknál működhet a motiváció, akik bevonva érzik magukat és céltudatosak, a jó kommunikáció ebben az esetben is elengedhetetlen. Íme pár példa arra, hogyan javíthatunk a kommunikáción, hogyan motiváljuk az egyéneket és csapatokat

Online ebédek

Korábban az átlagos irodai körülmények esetében az ebédszünet lehetőséget adott egy kis kikapcsolódásra, szociális életre. A kollégáknak ilyenkor volt ideje beszélgetni, megosztani egymással azt, ami épp foglalkoztatja őket. Kiengedhették az esetleges frusztrációikat, ötletelhettek akár munkával kapcsolatban is. Mindezek nagyon fontosak, hogy egyénileg motiváltak maradhassanak. Miért ne tarthatnánk online ebédeket? Zoom, Meets, Hangouts vagy egyéb alkalmazások segítségével könnyedén létrehozhatjuk ezeket, vagy bíztathatjuk őket, hogy ezeket maguknak szervezzék meg. Ezeket ugyanakkor semmiképp sem tehetjük kötelezővé, hiszen az emberek egy része ebben az időben inkább csendre és nyugalomra vágyik.

Építsük be az egyéni fejlődési célokat

A fejlődést célul kitűző gondolkodásmód növeli a motivációnkat. Ez a gondolkodásmód viszont nem mindenkinél alakul ki magától. Vezetőként feladataink része, hogy elősegítsük ennek a gondolkodásmódnak a kialakulását a beosztottjainknál. Ennek egy módja, ha otthoni munkavégzés esetén olyan feladatokkal látjuk el őket, amik kihívást jelentenek számukra, és közben rendszeres visszajelzéseket adunk számukra.

Ösztönözzünk kreativitásra

A képzeletünket megmozgató tevékenységek motiváltabbá tesznek minket, és céltudatos gondolkodást építenek. Egy jó példa lehet erre, ha az értékesítési csapattól új céges szlogent, vagy email aláírás ötleteket kérünk.

Csináljunk virtuális “eredményjelzőt"

Ha otthonról dolgozó csapatot vezetünk, egy pontozási rendszer kialakítása és rendszeres közös átnézése segítheti a felelősségérzet kialakulását a kollégákban, és azt, hogy továbbra is tudjanak összpontosítani az együtt kitűzött célokra. Ne bonyolult dolgokra gondoljunk itt, egy egyszerű táblázat is nagyon jól működhet. Vannak olyan feladatkövető rendszerek is, amiben lehetőség van arra, hogy vizualizáljuk az adatokat és ezeket utána meg is tudjuk osztani a munkatársakkal.

Építsünk bizalmat

Sokszor kényszert keltő, hogy apró részletekbe menően ellenőrizzük a távoli munkavégzést végző kollégákat. Sok vezető félelme, hogy az otthoni munkavégzés során a munkatársak figyelme elkalandozik, vagy nem dolgoznak elég keményen. A gond ezzel az, hogy az állandó kérdezgetés és a mikromenedzsment rombolóan hat a produktivitásra és mellette demotiváló is. Éppen ezek miatt a munkavégzést automatizált módon monitorozó rendszerek ideális megoldást jelenthetnek, hiszen ezek használata mellett nem szükséges folyamatos üzeneteket küldözgetni, vagy hosszas megbeszéléseket szervezni ahhoz, hogy jól informáltak maradjunk.

Az időbeosztás fejlesztése

Ha elemezni kezdjük a mutatóinkat, valószínűleg fogunk találni olyan időrabló részleteket, amiken lehetne javítani. Például az adminisztráció és az online megbeszéléseken való részvétel elég jelentős részét teheti ki egy munkanapnak. Tényleg szükség van ezekre? Amiről megbeszélést tartunk, azt nem lehetne e-mailekkel elintézni? A riportokban szereplő információk elküldhetők lennének egy szoftver segítségével automatikusan is?

Ha részletekbe megyünk, sokszor kiderül, hogy az időnk egy részét olyan dolgokra fordítjuk, amik akár automatizálhatók is lennének. Egy megfelelő szoftver nagyon sokat segíthet nekünk ezekben.

2020-as kutatások szerint a távmunkában dolgozók munkaidejük 32,2%-át e-mailezéssel töltik. Ha ez automatizálás segítségével akár csak 5-10%-kal csökkenthető lenne, már az is óriási előrelépést jelentene hatékonyság és produktivitás szempontjából. Ezzel a munkatársak több időhöz jutnának, amit az értékesítők például tölthetnének a meglévő ügyfelekkel történő kapcsolatépítésre, vagy új ügyfelek szerzésére.

Szoftveres megoldások a produktivitások és a hatékonyság nyomon követésére

A távmunka felügyeletére alkalmas szoftverek, mint amilyen az Anvert is, képessé teszi a vezetőket arra, hogy trendeket azonosítsanak, és alaposabb rálátásuk legyen az olyanokra, mint a következők:

  • emailek követése - akár hangulatelemzéssel kiegészítve
  • megkeresések mennyisége
  • email beszélgetések
  • sales folyamatok teljesítménye
  • egyéni és csapat szintű válaszidők
  • folyamatok nyomonkövetése
  • árbevétel
  • egyéni teljesítmények összehasonlíthatóan
Az adatok begyűjtése automatikusan történik, ezeket összegezve jeleníti meg valós időben automatikusan a vezetők számára. Ezek a riportok segítenek a produktivitás javításában a rendszerezett e-mail folyamatok segítségével. Képesek lehetünk csökkenteni az átlagos válaszidőt és javítani a válaszok hatékonyságán is.
Az Anvert automatikusan összeveti a begyűjtött adatokat az előre meghatározott teljesítménymutatókkal és kitűzött célokkal, majd megjeleníti ezt az áttekintő ügyfélfelületén a vezető számára, így ezzel nagyban hozzájárul a hatékonyabb teljesítménymenedzsmenthez.
Összefoglaló

Globális szemmel nézve a munkaerő egyre nagyobb része otthonról dolgozik. A koronavírus miatt a vállalatok tömegesen váltanak a hagyományos irodai körülményekből az otthoni munkavégzés irányába. Ez a jelenség csak most kezdődött el, valószínűleg hosszútávú folyamatról beszélhetünk.

Hogy tudják a vezetők megtalálni azokat a lehetőségeket, amivel javíthatják a teljesítményt és a produktivitást?

A válasz a teljesítménymenedzsment egy olyan haladó formájában is rejlik, ami az alkalmazottakkal való együtt gondolkodást választja a régebbi hagyományos, tekintélyelvű megközelítéssel szemben.

Emellett pedig támaszkodik új szoftveres megoldásokra is.

Az ilyen szoftverek bevezetése a vezetők és az alkalmazottak szempontjából egyaránt előnyös. A vezetőknek jobb és pontosabb rálátást biztosít a munkatársak valós teljesítményére, az alkalmazottak pedig jobban tudnak a feladataikra fókuszálni, és motiváltabbak is maradnak.

Ha kíváncsi vagy, hogy az Anverttel hogyan követheted és ellenőrizheted az alkalmazottaid teljesítményét (akár azokét is, akik otthonról dolgoznak), és hogy hozhatod ki a maximumot a csapatodból, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot még ma.

Tudd meg, hogyan képes az Anvert javítani a csapatod kommunikációján!

Ingyenes demónkon betekintést nyerhetsz a szoftver működésébe és magad is kipróbálhatod a funkcióit.