Hogyan segít az Anvert - valós eredmények a Csavarkernél

Hogyan segít az Anvert - valós eredmények a Csavarkernél

Első ügyfeleink egyike az Anvert használatával megoldotta, hogy havi több mint 3000 levelezést hatékonyan átlát, nincs elveszett vagy megválaszolatlan emailjük.

Előbb vagy utóbb minden sikeres vállalkozás eljut arra a pontra, hogy emailes kommunikációja követhetetlen és kezelhetetlen adatmennyiséggé válik. Ennek áttekintése a vezetők számára rengeteg időt emészthet fel, amit fontosabb feladatok elvégzésére is lehetne fordítani. Mielőtt eljön ez a pont és problémák léphetnek fel, érdemes valamilyen informatikai megoldáshoz fordulni.

Cikkünkben egy kereskedelmi tevékenységet végző vállalkozás szemén keresztül ismerheted meg az ő emailezéssel kapcsolatos problémáit és azt, hogy az Anvert miben tudott nekik segíteni. A Csavarker Kft. már régóta az Anvert felhasználója, örülünk, hogy problémáikra mi lettünk az ideális megoldás. Tari Jenővel, a Csavarker Kft tulajdonosával beszélgettünk ezekről.

Miért volt szükséges valamilyen automatizált megoldást keresni?

Mára nálunk is vitathatatlanul az elektronikus kommunikáció lett a legfontosabb csatorna az ügyfeleinkkel való kapcsolattartásban. Nyoma marad, visszakereshető és a mai kor igényeinek megfelelő. Azt tapasztaltuk, hogy ahogy más vállalkozások esetében, úgy nálunk is az alakult ki, hogy nagyrészt azon kollégák alapján ítélnek meg minket vagy a cégünket, akik az ügyfélkapcsolatainkért felelősek. Ők válaszolnak az ajánlatkérésekre és ők kezelik a beérkező panaszokat is. Ha az ügyfelek nem kapnak időben válaszokat, akkor azt mondják, hogy lassúak vagyunk, ha pedig a kommunikációnk minősége nem megfelelő, akkor általánosítva negatívan beszélnek rólunk. Mivel vezetőként én vagyok a cég élén, így ezek gyakran engem és a munkámat minősítik. A Csavarkerben mára tudjuk, hogy évente több, mint 36.000 egymástól különálló levelezést folytatunk ügyfeleinkkel. Ez napi szinten átlagosan 100 darab, ha nem számoljuk a hétvégéket és a szünnapokat. Ha mindehhez hozzávesszük, hogy aktívan alig 10 ember foglalkozik a levelezéssel, akkor érezhetjük, hogy milyen óriási mennyiséget jelent ez. Amikor már évek óta az egyik legidőigényesebb napi feladatunk ezek átfutása és a problémák kezelése volt, rájöttünk, hogy ez sokszor felesleges, nagyon időrabló tevékenység, amit talán automatizálással meg lehetne oldani.

Voltak olyan problémák, amire korábban nem találtatok megoldást? Mi volt a legfrusztrálóbb?

Többször előfordult velünk, hogy nem voltunk biztosak benne, hogy egy értékes ügyfelünk vajon kapott-e választ tőlünk és nyomoznunk kellett ez után. Ilyenkor emailt kellett küldenünk az adott kérdéssel foglalkozó kollégánknak, neki válaszolni kellett nekünk, miközben sokszor ez teljesen felesleges volt, mert az ügyfelünk már megkapta a választ a kérdésére, csak mi nem láttuk ezt, mert elfelejtettek rátenni minket a kollégák a válaszra. Az is előfordult, hogy épp nem tudtuk, hogy melyik kollégánk illetékes egy kérdésben, ilyenkor kénytelenek voltunk minden munkatársnak elküldeni ezt a levelet, várva arra, hogy megtudjuk ki foglalkozik az adott ügyfelünkkel. Ez újabb emaileket generált, amit sok kolléga teljesen feleslegesen olvasott, és egyben ki is zökkentette őket az adott feladatukból, amivel épp foglalkoztak. Ez volt az a probléma, amire megoldást kerestünk, de sokáig nem találtunk.

Emellett közel 40.000 számlát állítunk ki egy évben, és ha belegondolok, hogy mi lenne velünk egy vállalatirányítási rendszer nélkül, vagy ha ez mind kézzel írt számla lenne, akkor nagyon megkönnyebbülök, hogy ezt mi már mind rendszerben tudjuk kezelni. Minden kereshető, és visszakövethető is így egyben. Egy idő után szerettük volna az elektronikus kommunikációnkat is egy átlátható, könnyen kezelhető rendszerbe terelni, mindezt oly módon, hogy ne jelentsen plusz adminisztrációs teendőt senkinek.

Mi változott az ANVERT használatával?

Amikor elhatároztuk, hogy muszáj bevezetnünk egy rendszert, hogy a fenti problémákat megoldjuk, több dolgon is változtatnunk kellett. A céges postafiókok a régi sztenderd szerint POP3-as kapcsolattal voltak kezelve, ami nem tette lehetővé azt, hogy a ki és bejövő levelek valós időben szinkronizálva legyenek az egyes eszközök (számítógép, tablet, telefon) és a levelező szerverünk között. Mindenekelőtt ezt kellett megoldanunk, ami pusztán annyit jelentett, hogy haladnunk kellett a korral és IMAP-pal kezdjük kezelni a levelezésünket. Ez a kérés elsőre nagyon bonyolultnak tűnhet, de az informatikusoknak, vagy levélszerver kezelőknek könnyen érthető. Ennek azonnal több előnye is lett, például gyakran nagy segítség, hogy telefonon is láthatóak az e-mailek, megválaszolhatóak, esetleg továbbíthatóak, vagy amikor leülünk a számítógép elé, akkor mindenki onnan tudja folytatni a levelezést ahol épp abbahagyta egy másik eszközön.

Tudtuk, hogy mindenképp olyan megoldást keresünk, ami nem jár sok adminisztrációval, hanem a rendelkezésre álló adatokból automatikusan is képes segíteni a munkánkat. Az Anvert ebből a szempontból egyedülálló, a többi feladatkezelő és ügyfél kapcsolattartásra alkalmas rendszerrel ellentétben egyáltalán nem igényel napi szintű adminisztrációt, teljesen automatikusan működik. Azzal egyáltalán nem lettünk volna hatékonyabbak, ha ugyanazt a feladatot még több emberrel láttuk volna el, és ez eléggé leszűkítette azokat a megoldásokat, amik megfelelhettek az elvárásainknak.

Amikor az Anverttel találkoztunk, akkor még fejlesztési fázisban volt és szívesen vállalkoztunk arra, hogy teszteljük, és segítsük a fejlesztőket, hogy egy olyan szoftver jöjjön létre, ami valóban alkalmas arra, mint amit állít, és hatékonyan segítse a kis és középvállalkozások vezetőit.

Miután bekötöttük az Anvertbe az email fiókokat, amiket figyelni szerettünk volna, a rendszer az elmúlt 30 napra nézve rögtön fel is dolgozta a leveleinket. Ekkor jött a következő felismerésünk, ami az volt, hogy nagyon nagy mennyiségű automatikus e-mailes értesítésünk van (automatikusan érkező számlák, futárszolgálat levelei, megrendelés visszaigazolások, és akciókról szóló levelek, stb.). Ezek mind olyan emailek, amik szükségesek, de nem igényelnek választ, nincs velük teendőnk. Szerencsére az Anvert egy elég gyors és könnyen beállítható megoldást kínál erre, ezeket a leveleket könnyen ki tudjuk venni az elemzésekből. Beállítottuk a megfelelő szűrőket és így könnyen meg is tudtunk szabadulni ezektől.

A mi cégünk esetében nem szükséges nagyon gyorsan megválaszolni a leveleket, a hangsúly inkább azon van, hogy minden meg legyen válaszolva. Ezért a beállítások során egy 48 órás intervallumot adtunk meg a rendszernek, hogy jelezzen nekünk, ha van nyitott (nem megválaszolt) levelezésünk. Mi már csak ezeket a levelezéseket nézzük. Ez számokban úgy néz ki, hogy a napi körülbelül 100 levélfolyamból 6-7 jut el idáig. A korábbi 100 helyett csak ennyinek kell jobban utánanéznünk, és ezzel rengeteg időt spórolunk minden nap.

Már volt alkalmunk kipróbálni az Anvert új funkcióját, a szövegelemzést is. Ez egy másik szemszögből vizsgálja meg a céges leveleket, a hangulatuk alapján. A tesztidőszak alapján ez is egy nagyon hasznos segítség lesz, segítségével már korai fázisban értesülünk róla, ha egy probléma kezd kialakulni.

„Szokták mondani, hogy az egyik legértékesebb dolog az információ. Nekünk jó érzés még időben megtudni azt, ha valamelyik ügyfelünk csalódott.”

Step by step story

A beállításokkal gyorsan végeztünk. A céges e-mail címekre küldött meghívók elfogadása után már el is kezdte a rendszer feldolgozni a levelezésünket.

A céges e-mail címekre küldött meghívók elfogadása

A szűrő beállítások elég nagy szabadságot adnak. Akár több feltétel együttes teljesülése is előírható, és közvetlen a levelezésből is egy gombnyomásra a szűrőkhöz adható egy új cím.

Szűrő beállítása

Az, hogy mely levelekre figyelmeztessen külön a rendszer az beállítást igényel. Ahogy ezt megtettük már láttuk is az elakadt levelezéseket.

Elakadt levelezések
"Milyen változásokat okozott nálatok az Anvert bevezetése?"

Az azonnal érzékelhető előnyök közül a legjobb az, hogy az Anvert bevezetése óta érzékelhetően nőtt az árbevételünk. Ez valószínűleg annak is köszönhető, hogy jóval kevesebb energiánkat és figyelmünket kötötte le az a fajta adminisztráció, amit az Anvert automatikusan el tud végezni, és maradtak kapacitásaink új területek fejlesztésére.

Mi 48 órás tűréshatárral felügyeljük a megválaszolatlan ügyfélmegkereséseket. Minden iparágban eltérő lehet az az intervallum, amennyi rendelkezésre áll 1-1 üzenet megválaszolására úgy, hogy az ügyfelek elégedettek maradjanak. A mi esetünkben 48 óra elég arra, hogy ha egy megkereséssel valóban foglalkozik valaki, akkor legyen rá elég ideje válaszolni. Korábban említettem, hogy napi 100 beszélgetés képződik, ebből 6-7 darab szokott ebbe a státuszba kerülni. Talán ez az, ami legtömörebben leírja, hogy számunkra mennyi időt takarít meg az Anvert napi szintű használata.

Tudd meg, hogyan képes az Anvert javítani a csapatod kommunikációján!

Ingyenes demónkon betekintést nyerhetsz a szoftver működésébe és magad is kipróbálhatod a funkcióit.