Az Anvert használatának megkezdéséhez első belépéskor egy mindössze pár perces regisztrációs folyamatot kell elvégeznünk, ezt követően a rendszer azonnal megkezdi az adatok feldolgozását és innentől teljesen automatikusan valós időben működik. A fő mutatószámok ezután már megjelennek a szoftver kezdőképernyőjén, vagyis az „Áttekintés" felületen.
Ebben a bejegyzésünkben a regisztrációs folyamatot mutatjuk be lépésenként azért, hogy megkönnyítsük azt és mutassuk, hogy valóban egy pár perces folyamatról van szó.
Az app.anvert.com weboldalról indulva a „Fiók regisztrálása” linkre kattintással kezdhető meg a folyamat. Az itt megjelenő felületen a legszükségesebb információk megadása szükséges. Amennyiben gmail vagy gsuite szolgáltatást használunk (vagyis a gmail.com felületen keresztül is elérjük leveleinket), akkor a „Gmail / Gsuite levelezőt használunk” rubrikát ki kell pipálnunk. Ez az Anvert csapat számára fontos információ, amit az ügyfélszolgálatunk hatékony működése érdekében kérünk.
A regisztráció véglegesítését követően rögtön a szoftver kezdő felületén találjuk magunkat és egyúttal megkezdjük a 14 napos próbaidőszakunkat, ami teljesen ingyenes.
A domain beállítások megadása a legfontosabb teendőnk, annak érdekében, hogy a gyakorlatban is megkezdhessük az Anvert használatát. Leveleink minden esetben egy levelező szerveren tárolódnak, ennek a szervernek az elérési adatai szükségesek ahhoz, hogy az Anvert fel tudja dolgozni a leveleinket, és abból számszerűsíthesse azokat a statisztikákat és elemzéseket, melyek segítségével mérhetőbbé tudjuk tenni vállalkozásunk email alapú kommunikációját. A beállítás elvégzéséhez az IMAP és az SMTP szerverek, a titkosítás módja, valamint a hozzájuk tartozó portok megadása szükséges. A rendszer számos kiszolgálót ismer, így könnyen előfordulhat, hogy elég a legördülő listából kiválasztanunk azt, amelyiket hasznájuk. Ha esetleg nem vagyunk biztosak ezekben, akkor a cégünk informatikusa, vagy a levelező szerver üzemeltetője biztosan fog tudni segíteni ebben a kérdésben. A legtöbb esetben minden céges e-mail cím egy domain alá tartozik, a gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden email cím ugyanúgy végződik, pl. @vallalkozas.hu. Természetesen vannak kivételek, amit az Anvert könnyedén tud kezelni azáltal, hogy több domain is felvehető, így az azok alá tartozó email címek elemzését is elvégzi a rendszer.
Az Anvert rendszerén belül a legkisebb egység az e-mail. Ezekből képez levélfolyamokat, vagyis párosítja az összetartozó emaileket beszélgetésekké, majd abból számszerűsíti az olyan mutatószámokat, mint például a válaszidők. Ehhez szükséges a vállalkozás valamennyi email címének megadása. Megjegyzés: azokat a céges levelezési címeket, melyeket nem adjuk meg, a rendszer számára ismeretlen címek lesznek, így külső email címként fogja őket kezelni! A levelezési email címek megadására két megoldást kínál a rendszer. Mindkettő az „E-mail fiók hozzáadása” funkcióval lehetséges.
- Ha ismerjük minden postafiók bejelentkezési adatait, akkor közvetlenül megadhatóak azok.
- Ha csak a munkatársak ismerik a saját bejelentkezési adataikat, akkor a „Jelszóbekérő küldése” gombra kell kattintanunk. Ilyenkor az e-mail cím tulajdonosai kapnak egy rendszerüzenetet, ahol engedélyezhetik e-mail címük hozzáadását az Anverthez.
Mindkét esetben ki kell választanunk a domaint, ami alá tartozik az adott cím, és meg kell adnunk fiók nevét. A rendszerben a „Fiók neve” mezőben megadott név szerint fogjuk látni az adott munkatárs teljesítményét. Ezt követően már csak a mappák megadása marad hátra a regisztráció véglegesítéséhez. Erre azért van szükségünk, mert az egyes levelező szervereken eltérő lehet, hogy mely mappába rendeződnek automatikusan a bejövő, a kimenő, és a törölt levelek. Itt van még néhány beállítási lehetőségünk:
- „Aktív”: ha ez nem kerül bepipálásra, akkor nem kerülnek feldolgozásra a postafiók levelei.
- „Otthonról dolgozik”: ez a megkülönböztetés lehetővé teszi, hogy csak a home office-ban dolgozó munkatársakra nézve lássuk az ANVERT által számolt mutatószámokat. Ez összehasonlíthatóvá teszi a távolról és az irodában dolgozó alkalmazottak teljesítményét.
- „Központi email fiók, amely az oda érkező leveleket azután több email címre is automatikusan eljuttatja (pl: info@vallalkozas.hu)”: ezt akkor kell bepipálni, ha egy olyan címet adunk hozzá, ami az oda érkező leveleket automatikusan továbbítja több másik címnek, amik mögött már valós munkatársak vannak.
Ezen a felületen tudunk a vállalkozásunkon belül kisebb egységeket képezni (pl. sales csapat). Az elemzések ezt követően nem csak a teljes cégre, de ezekre a csoportokra is lekérdezhetőek. Miután hozzáadtuk az adott csoportba tartozó munkatársakat megadhatjuk a munkaidőt is. Az Anvert a válaszidőt csak a munkaidőre nézve számolja, így ennek kitöltése erősen indokolt ahhoz, hogy megfelelő képet kapjunk a munkatársak, és az egyes csoportok válaszidejeiről.
Az előzőekben leírt beállítások azért szükségesek, hogy az Anvert meg tudja kezdeni az emailek feldolgozását és elemzését a céges fiókjainkon. Ezek mellett pár további dologban kell döntenünk, ami az adatok megjelenítését fogja befolyásolni és ezáltal alakíthatjuk ki a számunkra komfortos kialakítást. Ezek a „Fiók beállítások" alatt tehetőek meg:
- Belső levelezés elkülönítése a 'Belső levelezés' csoportba: ennek beállításával a belső, vagyis a kizárólag a munkatársak között zajló levelezés különválasztásra kerül, és azok önmagukban elemezhetők.
- Hírlevelek elkülönítése a 'Promóciók' csoportba
- Elakadt levelezés határidő: az általunk még Megválaszolatlan beszélgetések az itt megadott időt követően Elakadt kategóriába kerülnek. Ha van ilyen levelezésünk, akkor belépés után a nyitófelület már figyelmeztet erre.
- Kéretlen levelek törlése megadott számú nap után
- Leglassabb válaszidő: olykor előfordul, hogy egy korábbi levelezésre válaszolva írja üzenetét a levél feladója egy teljesen új témában. Az ilyen eseteket az Anvert igyekszik kiküszöbölni azáltal, hogy a túl régi levelezésre adott válaszokat nem fűzi hozzá a régi beszélgetéshez, hanem újként kezeli.
