Regisztrációs folyamat és alapbeállítások az Anvertben

Regisztrációs folyamat és az alapbeállítások az Anvert-ben

Az Anvert használatának megkezdéséhez első belépéskor egy mindössze pár perces regisztrációs folyamatot kell elvégeznünk, ezt követően a rendszer azonnal megkezdi az adatok feldolgozását és innentől teljesen automatikusan valós időben működik. A fő mutatószámok ezután már megjelennek a szoftver kezdőképernyőjén, vagyis az „Áttekintés" felületen.

Áttekintés felület

Ebben a bejegyzésünkben a regisztrációs folyamatot mutatjuk be lépésenként azért, hogy megkönnyítsük azt és mutassuk, hogy valóban egy pár perces folyamatról van szó.

Első lépés: Regisztráció

Az app.anvert.com weboldalról indulva a Fiók regisztrálása linkre kattintással kezdhető meg a folyamat. Az itt megjelenő felületen a legszükségesebb információk megadása szükséges. Amennyiben gmail vagy gsuite szolgáltatást használunk (vagyis a gmail.com felületen keresztül is elérjük leveleinket), akkor a „Gmail / Gsuite levelezőt használunk” rubrikát ki kell pipálnunk. Ez az Anvert csapat számára fontos információ, amit az ügyfélszolgálatunk hatékony működése érdekében kérünk.

Regisztráció

A regisztráció véglegesítését követően rögtön a szoftver kezdő felületén találjuk magunkat és egyúttal megkezdjük a 14 napos próbaidőszakunkat, ami teljesen ingyenes.

Második lépés: Domain beállítások

A domain beállítások megadása a legfontosabb teendőnk, annak érdekében, hogy a gyakorlatban is megkezdhessük az Anvert használatát. Leveleink minden esetben egy levelező szerveren tárolódnak, ennek a szervernek az elérési adatai szükségesek ahhoz, hogy az Anvert fel tudja dolgozni a leveleinket, és abból számszerűsíthesse azokat a statisztikákat és elemzéseket, melyek segítségével mérhetőbbé tudjuk tenni vállalkozásunk email alapú kommunikációját.

A beállítás elvégzéséhez az IMAP és az SMTP szerverek, a titkosítás módja, valamint a hozzájuk tartozó portok megadása szükséges. A rendszer számos kiszolgálót ismer, így könnyen előfordulhat, hogy elég a legördülő listából kiválasztanunk azt, amelyiket hasznájuk. Ha esetleg nem vagyunk biztosak ezekben, akkor a cégünk informatikusa, vagy a levelező szerver üzemeltetője biztosan fog tudni segíteni ebben a kérdésben.

A legtöbb esetben minden céges e-mail cím egy domain alá tartozik, a gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden email cím ugyanúgy végződik, pl. @vallalkozas.hu.

Természetesen vannak kivételek, amit az Anvert könnyedén tud kezelni azáltal, hogy több domain is felvehető, így az azok alá tartozó email címek elemzését is elvégzi a rendszer.

Domain hozzáadása
Harmadik lépés: E-mail címek megadása

Az Anvert rendszerén belül a legkisebb egység az e-mail. Ezekből képez levélfolyamokat, vagyis párosítja az összetartozó emaileket beszélgetésekké, majd abból számszerűsíti az olyan mutatószámokat, mint például a válaszidők. Ehhez szükséges a vállalkozás valamennyi email címének megadása.

Megjegyzés: azokat a céges levelezési címeket, melyeket nem adjuk meg, a rendszer számára ismeretlen címek lesznek, így külső email címként fogja őket kezelni!

A levelezési email címek megadására két megoldást kínál a rendszer. Mindkettő az „E-mail fiók hozzáadása” funkcióval lehetséges.

Email hozzáadása
  1. Ha ismerjük minden postafiók bejelentkezési adatait, akkor közvetlenül megadhatóak azok.
  2. Ha csak a munkatársak ismerik a saját bejelentkezési adataikat, akkor a „Jelszóbekérő küldése” gombra kell kattintanunk. Ilyenkor az e-mail cím tulajdonosai kapnak egy rendszerüzenetet, ahol engedélyezhetik e-mail címük hozzáadását az Anverthez.
Jelszóbekérő küldése

Mindkét esetben ki kell választanunk a domaint, ami alá tartozik az adott cím, és meg kell adnunk fiók nevét. A rendszerben a „Fiók neve” mezőben megadott név szerint fogjuk látni az adott munkatárs teljesítményét.

Ezt követően már csak a mappák megadása marad hátra a regisztráció véglegesítéséhez. Erre azért van szükségünk, mert az egyes levelező szervereken eltérő lehet, hogy mely mappába rendeződnek automatikusan a bejövő, a kimenő, és a törölt levelek.

Itt van még néhány beállítási lehetőségünk:

Email hozzáadása
  • Aktív”: ha ez nem kerül bepipálásra, akkor nem kerülnek feldolgozásra a postafiók levelei.
  • Otthonról dolgozik”: ez a megkülönböztetés lehetővé teszi, hogy csak a home office-ban dolgozó munkatársakra nézve lássuk az ANVERT által számolt mutatószámokat. Ez összehasonlíthatóvá teszi a távolról és az irodában dolgozó alkalmazottak teljesítményét.
  • Központi email fiók, amely az oda érkező leveleket azután több email címre is automatikusan eljuttatja (pl: info@vallalkozas.hu)”: ezt akkor kell bepipálni, ha egy olyan címet adunk hozzá, ami az oda érkező leveleket automatikusan továbbítja több másik címnek, amik mögött már valós munkatársak vannak.
Negyedik lépés: Csoport beállítások

Ezen a felületen tudunk a vállalkozásunkon belül kisebb egységeket képezni (pl. sales csapat). Az elemzések ezt követően nem csak a teljes cégre, de ezekre a csoportokra is lekérdezhetőek. Miután hozzáadtuk az adott csoportba tartozó munkatársakat megadhatjuk a munkaidőt is. Az Anvert a válaszidőt csak a munkaidőre nézve számolja, így ennek kitöltése erősen indokolt ahhoz, hogy megfelelő képet kapjunk a munkatársak, és az egyes csoportok válaszidejeiről.

Csoport beállítások
Ötödik lépés: Profil beállítások

Az előzőekben leírt beállítások azért szükségesek, hogy az Anvert meg tudja kezdeni az emailek feldolgozását és elemzését a céges fiókjainkon. Ezek mellett pár további dologban kell döntenünk, ami az adatok megjelenítését fogja befolyásolni és ezáltal alakíthatjuk ki a számunkra komfortos kialakítást. Ezek a „Fiók beállítások" alatt tehetőek meg:

  • Belső levelezés elkülönítése a 'Belső levelezés' csoportba: ennek beállításával a belső, vagyis a kizárólag a munkatársak között zajló levelezés különválasztásra kerül, és azok önmagukban elemezhetők.
  • Hírlevelek elkülönítése a 'Promóciók' csoportba
  • Elakadt levelezés határidő: az általunk még Megválaszolatlan beszélgetések az itt megadott időt követően Elakadt kategóriába kerülnek. Ha van ilyen levelezésünk, akkor belépés után a nyitófelület már figyelmeztet erre.
  • Kéretlen levelek törlése megadott számú nap után
  • Leglassabb válaszidő: olykor előfordul, hogy egy korábbi levelezésre válaszolva írja üzenetét a levél feladója egy teljesen új témában. Az ilyen eseteket az Anvert igyekszik kiküszöbölni azáltal, hogy a túl régi levelezésre adott válaszokat nem fűzi hozzá a régi beszélgetéshez, hanem újként kezeli.
Profil beállítások
Tudd meg, hogyan képes az Anvert javítani a csapatod kommunikációján!

Ingyenes demónkon betekintést nyerhetsz a szoftver működésébe és magad is kipróbálhatod a funkcióit.